Un eficiente control de gestión en empresas agropecuarias, exige información sobre distintos aspectos de las mismas, productos de hechos y de acontecimientos que se generan a lo largo de los procesos productivos y comerciales. La cantidad y la calidad de los datos, hechos y acontecimientos difícilmente pueden ser retenidas en forma confiable por la memoria humana ( memoria subjetiva), es por ello que a esta memoria subjetiva se le agrega una memoria objetiva (registros) que permitirá almacenar los datos que serán de suma utilidad a las unidades decisoras.

Si bien los sistemas de registros son valiosos en una correcta gestión empresarial, en la mayoría de los casos se observa que productores y técnicos no hacen uso de estos. Nuestras investigaciones acerca de esta problemática nos permiten concluir sobre la existencia de dos situaciones: aquellas que desconocen el sistema de registros y otros que habiéndolo conocido no lo usan por que no le has dado respuesta a sus necesidades evaluando que los costos generalmente medidos en tiempo son superiores a los beneficios otorgados por estos

En la segunda situación se esgrime entre los principales argumentos el de ser demasiado complejos, incompletos, excesivos, repetitivos en información o mal diseñados.

A partir de este informe, Agrobit diseño planillas para una gestión más eficiente que permitan generar información necesaria en calidad y cantidad que permitan orientar en forma correcta las decisiones que se toman, siendo fundamental su utilización, análisis e interpretación.

El sistema de registros diseñado por Agrobit para el control de la gestión en las empresas agropecuarias permite que un administrador vigile el proceso de la empresa e identifique problemas que pueden requerir ajustes o cambios en el plan de las decisiones tomadas.

En la práctica las evaluaciones sobre la gestión se realizan explícita o implícitamente, al finalizar el año cuando se tiene disponible información del ciclo de producción, pero efectuar controles solo al finalizar un acto productivo puede hacernos perder mucho dinero si las decisiones no han sido las correctas.

Si se comprende que las decisiones que se toman en los sistemas son procesos dinámicos y continuos, también el uso y la aplicación de los sistemas de registros deberían tener esa característica. La vigilancia y análisis continuo permitirían que los problemas puedan identificarse y corregirse rápidamente.

En síntesis, es importante la evaluación de la gestión al finalizar los ciclos productivos como así también los controles rutinarios a lo largo del mismo.

El objetivo de la evaluación de la gestión del programa Agrobit en un sistema tipo empresa al finalizar un ciclo debería ser medir si se logro o no el beneficio económico y crecimiento previsto.

Los registros básicos se confeccionan en una fecha determinada y fijar la misma es una medida de cierta trascendencia, ya que implica determinar desde el punto de vista contable cuando comienza y cuando finaliza el ejercicio de la unidad de producción. Esta fecha debería mantenerse a través de los sucesivos periodos pues de lo contrario no serian comparables los resultados. En la elección de estas fechas deben tenerse en cuenta los siguientes aspectos; que se adapte al ciclo de producción, que no coincida con épocas de máxima demanda de mano de obra por parte del sistema.

Una evaluación integral de la gestión en empresas agropecuarias requiere además de la información suministrada por los registros básicos de otro tipo de información que se puede extraer de los registros complementarios.

En síntesis los registros básicos y complementarios deberían ser la memoria objetiva de la empresa a la cual pueda recurrir la unidad de decisión para mejorar la función administrativa.